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Baserow
Game Changer: How Baserow Transformed Our Approach to Data Management
Introduction
For over a decade, my journey through the world of e-commerce has been an evolving adventure. Alongside my dedicated team, we have painstakingly built, refined, and iterated numerous versions of our online storefronts, transitioning from earlier solutions like Magento to Shopify over the years. Beyond grappling with the design intricacies and aligning the user experience with each iteration, I’ve come to realize how crucial our approach to product data management truly is.
Whether we were streamlining the user interface on our Shopify store or making amendments to our product listings, effective and efficient management of our product data emerged as a game-changer. It has truly made the difference between tedious, protracted projects and quick, manageable tasks, saving us dozens of hours in project time that we've been able to direct towards other business growth activities.
As our storefronts evolved, so did our approach to managing data. Like many others, we began with a simplistic approach, listing products individually via the store's backend. However, we quickly discovered the inefficiency in this method. We transitioned to spreadsheets, gaining the ability to set up multiple products at once. Yet, the limitations of standard spreadsheets prompted a search for an even more efficient solution. This search concluded when we discovered Airtable. Now, Baserow functions as our central repository for all product data. It feeds into all storefronts, various sales channels and our Enterprise Resource Planning (ERP) system, providing a cohesive, streamlined data management system that has scaled elegantly with our growing business.
The purpose of this journey is not just to share my own e-commerce journey. I want to share basic concepts for data management which can save huge amounts of working hours for e-commerce businesses. I will hopefully give you an introduction on how to build a lasting and efficient solution for data management and free lots of working hourse for more important business tasks like interacting with your customers or building great products. I don't know where you are on your e-commerce journey, but chances are that you face similar challenges like I do.
The state of tools
Throughout my entrepreneurial journey, I've grappled with numerous challenges, a significant one being effective product data management. Using traditional tools like Excel, while initially straightforward, soon exposed issues. Excel has limitations on data size, lacks real-time collaboration features, and struggles with complexity as data grows. In short, it doesn’t scale particularly well, especially as an e-commerce business expands its product range and customer base.
With the growth of my own Shopify business, the limitations of Excel became increasingly apparent. As we expanded our product range, each with numerous attributes like SKU codes, colors, sizes, and prices, the spreadsheets became enormously complex. This complexity was not just hard to manage, but it significantly increased the risk of human error. Information was scattered across different sheets and files, making it difficult for team members to collaborate effectively and efficiently. In essence, Excel was unable to keep up with the increasing data demands of our growing business.
We had times where we had around 10.000 SKUs to manage across 4-5 platforms in 5 different languages. Managing this in a spreadsheet would have been an endless nightmare 🙈
The upshot of these complexities and inefficiencies were hours lost - hours that could have been better spent on growing the business, strategizing, or improving customer experience. The frequent errors due to the unwieldy nature of our spreadsheets added up to a considerable amount of time spent on rectification, not to mention disruption of workflow. Instead of assisting in our operations, the limitations of tools like Excel were creating bottlenecks in our product data management process, slowing us down instead of propelling us forward.
Intoducing Baserow
In the midst of Excel's limitations, I stumbled upon Baserow. This innovative tool, which combines the features of a database and a spreadsheet, offered a fresh perspective on managing our growing product data.
Baserow's strength lies in its flexibility and customizability, with the capacity to store information in a non-linear way. It presents information beyond the conventional rows and columns, including capability for linked records, multiple views, and rich field types like checkboxes, dropdowns, attachments, and more.
My initial encounter with Baserow marked the beginning of a transformative journey in data management. Compared to Excel, it seemed more aligned with the needs of a dynamic, rapidly scaling e-commerce business like ours. The question was - could this be the game-changing tool we've been searching for? The potential was definitely there and it was high time for us to dive in and explore.
Baserow as a Solution
At its core, Baserow shines when it comes to handling large amounts of product data. Unlike Excel, which often becomes slower and more difficult to use with really large lists, Baserow is built specifically to handle big datasets. This means as our product range grew, Baserow could easily keep up.
One great thing about Baserow is that it lets everyone on the team work together in the same place, in real time. No more juggling multiple versions of the same Excel file - in Baserow, everyone always sees the most up-to-date information. This makes teamwork a lot smoother, and means less chance of mistakes happening.
Additionally, Baserow provides various views of your data. You can customize multiple grid views to display selected subsets only. Other view options include Gallery for quick overview, Kanban for managing actionable items and Calendar for deadline tracking.
Switching from Excel to Baserow has vastly improved our data management. Where we once struggled with disorganized product information, Baserow has provided a neat and easily accessible format. The transition to Baserow has saved us significant time and reduced errors, resulting in a more streamlined and manageable workday.
Baserow - A Single Source of Truth
With Baserow's robust features, our product data no longer exists scattered across disparate platforms, channels, and files. It's gathered in one place - in Airtable. This feature gave us a reliable "single source of truth" that everyone in the team can access, reducing inconsistencies and confusion.
Baserow allows us to see all our data at a glance. And it’s not just viewing; it provides rich insights which help in decision-making. In the past, cross-referencing data across multiple Excel sheets was a nightmare. Now, it's a simple task. It's like having a magnifying glass on your data that can zoom in on the tiniest detail and zoom out to give you an overview in an instant.
The biggest advantage for our product data manageent is to connect data and tables. This gives us the ability to manage one central repository of peoduct data as a single source of truth. From this we derive various specialized tables for platforms like Shopify and Amazon which can be easily exported. That makes it very easy to handle small and even large scale changes.
When you put some effort and care into the structure of your product data even large changes will be very easy. It will not matter if you want to push a price change for 5 or 5.000 🚀🚀🚀 products to Shopify.
The Potential of Baserow
One of the biggest wins with Baserow is how much time it saves us. Because it keeps all our data in one easy-to-use place, we're not wasting hours digging through messy information anymore. This has made our daily tasks faster and more efficient. Depending on the task you can easily 10x or 20x or productivity.
But the time saving doesn't stop there. When you connect Baserow's powerful API to a workflow automation tool like n8n you can go very very far. Just some examples what we are dong when it comes to automation:
🚀 Create new products of push changes in products automatically to Shopify
🚀 Create product descriptions with AI🧠 based on product attributes automatially 🧙
🚀 Create translations for descriptions and other attributes with AI🧠
🚀 Do all of the above each time a new product row is added 😉 🤖
The impact Baserow has on our working hours and overall satisfaction can't be overstated.
Conclusion
Looking back on my journey, transitioning to Baserow has undoubtedly been one of the best decisions I’ve made for my e-commerce business. It's more than a tool; it's a time-saving, stress-reducing companion that's streamlined our operations and boosted our produtivity.
If you're an e-commerce business owner struggling with product data management, I wholeheartedly recommend considering Baserow. It may take a some effort to set up initially, but the benefits you'll reap - efficiency, accuracy, and precious time saved - will be well worth it.
At the end of the day, running a successful e-commerce business isn’t just about having a wide range of products or a sophisticated marketing strategy; it’s also about using the right tools to manage your operations effectively, and for product data management, I've found Airtable to be the right tool.
Some of you might be aware of Airtable as a similar solution. Although Airtable is a very good product I personally prefer free and open source solutions.
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Baserow
Game Changer: Wie Baserow unseren Ansatz zur Datenverwaltung verändert hat
Einführung
Seit über einem Jahrzehnt ist meine Reise durch die Welt des E-Commerce ein sich ständig weiterentwickelndes Abenteuer. Zusammen mit meinem großartigen Team haben wir zahlreiche Versionen unserer Online-Shops sorgfältig erstellt, verfeinert und iteriert, und sind im Laufe der Jahre von früheren Lösungen wie Magento zu Shopify übergegangen. Neben der Auseinandersetzung mit den gestalterischen Feinheiten und der Abstimmung der Benutzererfahrung mit jeder Iteration habe ich erkannt, wie entscheidend unser Ansatz zur Produkt-Datenverwaltung tatsächlich ist.
🚀 Auch wenn Deutsch meine Muttersprache ist, habe ich Englisch in diesem Blog und auch auf anderen Plattformen den Vorzug. Mein Ziel ist es mein Wissen mit so vielen Menschen wie möglich zu teilen, da komme ich mit der englischen Sprache einfach weiter. Die deutsche Version wurde daher mit Hilfe von KI übersetzt 😉 🤖, wenn Du Fehler findest, darfst Du sie gerne behalten.
Ob wir die Benutzeroberfläche in unserem Shopify-Shop optimierten oder Änderungen an unseren Produktlisten vornahmen, die effektive und effiziente Verwaltung unserer Produktdaten hat sich als Game-Changer erwiesen. Sie hat wirklich den Unterschied ausgemacht zwischen mühsamen, langwierigen Projekten und schnellen, handhabbaren Aufgaben, wodurch wir Dutzende von Stunden an Projektzeit sparen konnten, die wir in anderen Aktivitäten zur Geschäftserweiterung sinnvoller nutzen konnten.
Mit der Weiterentwicklung unserer Shops hat sich auch unser Ansatz zur Datenverwaltung verändert. Wie viele andere begannen wir mit einem simplen Ansatz, indem wir Produkte einzeln über das Backend des Shops eintrugen. Wir stellten jedoch schnell fest, dass diese Methode ineffizient war. Wir wechselten zu Tabellenkalkulationen, was es uns ermöglichte, mehrere Produkte auf einmal anzulegen. Doch die Beschränkungen der Standardtabellenkalkulationen erforderten eine Suche nach einer noch effizienteren Lösung. Diese Suche endete, als wir Baserow entdeckten. Jetzt fungiert Baserow als unser zentrales Repository für alle Produktdaten. Es speist alle Shops, verschiedene Verkaufskanäle und unser ERP-System, was ein kohärentes, straffes Datenverwaltungssystem bietet, das elegant mit unserem wachsenden Geschäft skaliert.
Der Zweck dieser Artikel ist nicht nur, meine eigene E-Commerce-Reise zu teilen. Ich möchte grundlegende Konzepte für die Datenverwaltung teilen, die riesige Mengen an Arbeitsstunden für E-Commerce-Unternehmen sparen können. Ich hoffe, Dir eine Einführung zu geben, wie Du eine dauerhafte und effiziente Lösung für die Datenverwaltung aufbauen und viel Arbeitszeit für wichtigere Geschäftsaufgaben, wie die Interaktion mit Deinen Kunden oder die Erstellung großartiger Produkte, frei machen kannst. Ich weiß nicht, wo Du Dich auf Deiner E-Commerce-Reise befindest, aber die Chancen stehen gut, dass Du ähnliche Herausforderungen wie ich hast.
Der Stand der Werkzeuge
Während meiner unternehmerischen Reise bin ich auf zahlreiche Herausforderungen gestoßen, eine bedeutende davon war eine effektive Produkt-Datenverwaltung. Die Verwendung herkömmlicher Werkzeuge wie Excel, die zunächst unkompliziert erschien, offenbarte bald Probleme. Excel hat Beschränkungen hinsichtlich der Datengröße, es fehlen Funktionen für die Echtzeit-Zusammenarbeit, und es hat Schwierigkeiten mit der Komplexität, wenn die Datenmenge wächst. Kurz gesagt, es skaliert nicht besonders gut, besonders wenn ein E-Commerce-Unternehmen sein Produktangebot und seine Kundenbasis erweitert.
Mit dem Wachstum meines eigenen Shopify-Geschäfts wurden die Einschränkungen von Excel immer offensichtlicher. Als wir unser Produktangebot erweiterten, jeweils mit zahlreichen Attributen wie SKU-Codes, Farben, Größen und Preisen, wurden die Tabellenkalkulationen enorm komplex. Diese Komplexität war nicht nur schwierig zu handhaben, sondern sie erhöhte auch signifikant das Risiko menschlicher Fehler. Informationen waren über verschiedene Blätter und Dateien verstreut, was es den Teammitgliedern erschwerte, effektiv und effizient zusammenzuarbeiten. Im Grunde konnte Excel mit den steigenden Datenanforderungen unseres wachsenden Geschäfts nicht mithalten.
Wir hatten Zeiten, in denen wir etwa 10.000 SKUs über 4-5 Plattformen in 5 verschiedenen Sprachen verwalten mussten. Dies in einer Tabelle zu verwalten, wäre ein endloser Alptraum gewesen 🙈
Das Ergebnis dieser Komplexitäten und Ineffizienzen waren verlorene Stunden - Stunden, die besser hätten genutzt werden können, um das Geschäft zu erweitern, Strategien zu entwerfen oder das Kundenerlebnis zu verbessern. Die häufigen Fehler aufgrund der unhandlichen Natur unserer Tabellen summierten sich zu einer erheblichen Menge an Zeit, die für Korrekturen aufgewendet werden musste, ganz zu schweigen von der Unterbrechung des Arbeitsablaufs. Anstatt uns bei unseren Operationen zu unterstützen, schufen die Einschränkungen von Werkzeugen wie Excel Engpässe in unserem Produkt-Datenverwaltungsprozess und bremsten uns aus, anstatt uns voranzutreiben.
Einführung von Baserow
Inmitten der Einschränkungen von Excel stieß ich auf Baserow. Dieses innovative Werkzeug, das die Funktionen einer Datenbank und einer Tabelle kombiniert, bot eine frische Perspektive auf die Verwaltung unserer wachsenden Produktdaten.
Die Stärke von Baserow liegt in seiner Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, mit der Fähigkeit, Informationen auf nicht-lineare Weise zu speichern. Es präsentiert Informationen über die herkömmlichen Zeilen und Spalten hinaus, einschließlich der Möglichkeit für verknüpfte Datensätze, mehrere Ansichten und umfangreiche Felddaten wie Kontrollkästchen, Dropdowns, Anhänge und mehr.
Meine erste Begegnung mit Baserow markierte den Beginn einer transformierenden Reise in der Datenverwaltung. Im Vergleich zu Excel schien es mehr auf die Bedürfnisse eines dynamischen, schnell skalierenden E-Commerce-Unternehmens wie unserem abgestimmt zu sein. Die Frage war - könnte dies das bahnbrechende Werkzeug sein, das wir gesucht haben? Das Potenzial war definitiv da und es war höchste Zeit für uns, einzutauchen und zu erkunden.
Baserow als Lösung
Im Kern glänzt Baserow, wenn es um die Handhabung großer Mengen an Produkt-Daten geht. Im Gegensatz zu Excel, das oft langsamer und schwieriger zu bedienen wird, wenn die Listen wirklich groß werden, ist Baserow speziell dafür konzipiert, große Datenmengen zu handhaben. Das bedeutet, dass Baserow problemlos mithalten konnte, als unser Produktangebot wuchs.
Eines der tollen Dinge an Baserow ist, dass es jedem im Team erlaubt, gemeinsam am selben Ort, in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Kein Jonglieren mehr mit mehreren Versionen derselben Excel-Datei - in Baserow sieht jeder immer die aktuellsten Informationen. Das macht die Teamarbeit viel leichter und bedeutet weniger Fehlerchancen.
Darüber hinaus bietet Baserow verschiedene Ansichten Deiner Daten. Du kannst mehrere Rasteransichten anpassen, um nur ausgewählte Teilmengen an Informationen anzuzeigen. Weitere Ansichtsoptionen beinhalten die Galerie für eine schnelle Übersicht, Kanban für die Verwaltung von Aktionselementen und den Kalender für die Verfolgung von Fristen.
Der Wechsel von Excel zu Baserow hat unsere Datenverwaltung erheblich verbessert. Wo wir einst mit unorganisierten Produktinformationen zu kämpfen hatten, hat Baserow uns ein ordentliches und leicht zugängliches Format zur Verfügung gestellt. Der Übergang zu Baserow hat uns erhebliche Zeit gespart und Fehler reduziert, was zu einem strafferem und besser handhabbarem Arbeitstag führte.
Baserow - Eine einzelne Quelle der Wahrheit
Mit den robusten Funktionen von Baserow existieren unsere Produktdaten nicht mehr verstreut über verschiedene Plattformen, Kanäle und Dateien. Sie sind an einem Ort gesammelt - in Airtable. Diese Funktion gab uns eine zuverlässige "einzige Quelle der Wahrheit", auf die jeder im Team zugreifen kann, was Inkonsistenzen und Verwirrung reduziert.
Baserow ermöglicht es uns, alle unsere Daten auf einen Blick zu sehen. Und es geht nicht nur ums Ansehen; es liefert reichhaltige Einblicke, die bei der Entscheidungsfindung helfen. In der Vergangenheit war es ein Alptraum, Daten über mehrere Excel-Tabellen hinweg zu referenzieren. Jetzt ist es eine einfache Aufgabe. Es ist, als hätte man eine Lupe auf die Daten, die auf das kleinste Detail zoomen und Ihnen in einem Augenblick eine Übersicht geben kann.
Der größte Vorteil für unsere Produkt-Datenverwaltung besteht darin, Daten und Tabellen zu verbinden. Dies gibt uns die Fähigkeit, ein zentrales Repository von Produkt-Daten als einzelne Quelle der Wahrheit zu verwalten. Aus diesem leiten wir verschiedene spezialisierte Tabellen für Plattformen wie Shopify und Amazon ab, die leicht exportiert werden können. Das macht es sehr einfach, kleine und sogar große Veränderungen zu handhaben.
Wenn Du etwas Mühe und Sorgfalt in die Struktur Deiner Produktdaten steckst, werden selbst große Änderungen sehr einfach sein. Es wird keine Rolle spielen, ob Du z.B. eine Preisänderung für 5 oder 5.000 Produkte 🚀🚀🚀 auf Shopify durchführen wollen. Der Aufwand wird nahezu unabhängig von der Anzahl der Datansätze sein.
Das Potenzial von Baserow
Eine der größten Gewinne mit Baserow ist, wie viel Zeit es uns spart. Da es alle unsere Daten an einem leicht zu bedienenden Ort aufbewahrt, verschwenden wir keine Stunden mehr damit, durch chaotische Informationen zu wühlen. Dies hat unsere täglichen Aufgaben schneller und effizienter gemacht. Je nach Aufgabe kannst Du Deine Produktivität leicht verzehn- oder zwanzigfachen.
Aber die Zeitersparnis hört nicht dort auf. Wenn Du die leistungsstarke API von Baserow mit einem Tool zur Workflow-Automatisierung wie n8n verbindest, kannst Du sehr, sehr weit gehen. Nur einige Beispiele dafür, was wir in Bezug auf Automatisierung tun:
🚀 Bei Erstellung oder Änderung von Produkten automatisch die Produkte in Shopify anlegen oder ändern
🚀 Produktbeschreibungen mit KI🧠 auf Basis von Produktattributen automatisch erstellen 🧙
🚀 Übersetzungen für Beschreibungen und andere Attribute mit KI🧠 erstellen
🚀 Alles von den oben stehenden Punkten auf einmal, sobald eine neue Produktzeile hinzugefügt wird 😉 🤖
Die Auswirkungen, die Baserow auf unsere Arbeitsstunden und die allgemeine Zufriedenheit hat, können nicht hoch genug eingeschätzt werden.
Schlussfolgerung
Wenn ich auf meine Reise zurückblicke, war der Übergang zu Baserow zweifellos eine der besten Entscheidungen, die ich für mein E-Commerce-Geschäft getroffen habe. Es ist mehr als ein Werkzeug; es ist ein zeitsparender, stressreduzierender Begleiter, der unsere Abläufe optimiert und unsere Produktivität gesteigert hat.
Wenn Du ein E-Commerce-Unternehmen besitzt und mit der Produkt-Datenverwaltung zu kämpfen hast, empfehle ich Dir von ganzem Herzen, Baserow in Betracht zu ziehen. Es mag etwas Aufwand bedeuten, es zunächst einzurichten, aber die Vorteile, die Du erzielen kannst - Effizienz, Genauigkeit und gesparte wertvolle Zeit - werden es wert sein.
Am Ende des Tages geht es beim Betrieb eines erfolgreichen E-Commerce-Geschäfts nicht nur darum, ein breites Sortiment an Produkten oder eine ausgeklügelte Marketingstrategie zu haben; es geht auch darum, die richtigen Werkzeuge zu verwenden, um Deine Abläufe effektiv zu verwalten, und für die Produkt-Datenverwaltung habe ich Baserow als das richtige Werkzeug gefunden.
Einige von Euch könnten Airtable als ähnliche Lösung kennen. Obwohl Airtable ein sehr gutes Produkt ist, bevorzuge ich persönlich freie und Open-Source-Lösungen.
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